Ce n’est jamais bien simple de réaliser un ensemble de tâches en équipe sans avoir de plans précis. Manque de temps, pression entre collègues, travail de qualité inférieure; les conséquences d’un manque de planification peuvent être importantes et peuvent vous empêcher de tirer le maximum de votre équipe!
Toutefois, avons-nous vraiment le temps de tout prévoir ce que chaque employé doit faire? Pas toujours! Il faut donc faire confiance à notre équipe et créer un cadre de travail propice à la productivité. Pour vous soutenir dans votre démarche, Outgo vous propose ces 5 trucs faciles afin d’améliorer la productivité de votre équipe.
Soyez agile!
L’agilité est un concept populaire lorsqu’on parle de travail d’équipe. L’idée? Sprinter! Le concept du sprint de travail est de déterminer une période de temps avec un certain nombre d’objectifs à réaliser.
L’objectif est de réaliser les tâches qui apporteront une réelle valeur à vos clients. Lors d’un sprint, l’équipe détermine une liste de tâche à accomplir par ordre de priorité ainsi que la durée de temps que votre équipe se donne pour les réaliser.
Après le sprint, une rencontre d’équipe productive est organisée afin d’observer les tâches accomplies et celles pour lesquelles votre équipe a manqué de temps. De cette manière, il est facile d’observer et ce qu’il pourra être amélioré lors de votre prochain sprint.
Un sprint requiert une équipe rapide, coordonnée et qui valorise l’entraide. L’idée n’est pas que chaque employé s’éparpille sur les tâches des autres. Toutefois, lorsqu’un employé termine sa tâche principale lors d’un sprint, il est bien vu que celui-ci donne un coup de main à ses collègues de travail. Une bonne façon de faire progresser votre équipe tout en socialisant avec elle!
Posez et clarifiez vos objectifs d’équipe
Attention! Ici on ne parle pas de simplement effectuer une liste des tâches à accomplir. C’est plutôt d’indiquer à votre équipe où vous voudriez vous rendre en tant qu’entreprise tout en portant attention aux points faibles à améliorer.
Parler de vos objectifs avec vos employés permet de coordonner vos efforts tout en vous assurant que chaque employé donne la priorité à sa tâche à effectuer. De cette manière, tout le monde saura sur quoi il doit travailler pour assurer le succès de l’entreprise et être productif.
Effectuer un court suivi journalier
Pour soutenir votre équipe dans l’exécution de ces tâches, il est essentiel de se tenir à jour sur les tâches effectuées et celles à accomplir. À cet effet, l’idéal est de tenir de courtes réunions où chaque membre de l’équipe énumère ce qu’il a réalisé la veille et ce qu’il compte accomplir aujourd’hui.
De cette manière, tout le monde sait ce que tout le monde doit réaliser dans la journée. Cela pousse également votre équipe à se dépasser dans ces tâches personnelles tout en ne perdant pas trop de temps dans votre journée.
Ces courtes réunions ne devraient pas durer plus de 10 minutes et servent principalement à identifier les obstacles à la réalisation des tâches et ce que chacun peut faire pour résoudre la situation.
Respecter l’agenda des réunions
Cela peut sembler inutile de le préciser à première vue, mais les réunions sans buts précis sont une réelle perte de temps chez certains employeurs. Chaque fois qu’une rencontre entre, patrons ou collègues est organisée, il est impératif d’avoir une intention quelconque et un agenda de rencontre.
De cette façon, chacun respectera le temps de l’autre tout en assurant la consistance de ses propos. Après tout, en entreprise, le temps est notre meilleur allier!
Soyez productif lors de vos réunions en respectant l’ordre du jour et en prenant des notes sur les points-clés de votre rencontre. Les deux sont essentiels afin de vous assurer que la rencontre ait accompli son but tout en respectant l’échéance de temps.
Les actions qui découleront de votre rencontre doivent également être inscrites afin de faire un suivi avec le membre de votre équipe sur la réalisation de ses tâches.
Promouvoir la productivité personnelle
Bien qu’il s’agisse du dernier point à aborder, ce n’est certainement pas le moindre! Afin d’améliorer la productivité de l’équipe, il semble essentiel de promouvoir la productivité de chaque employé.
L’une des meilleures façons d’engager vos collègues à produire au meilleur de leurs capacités est par l’application de la technique Pomodoro, créée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. C’est très simple! Commencez votre journée en chronométrant 25 minutes de travail et demandez à votre équipe de travailler sur une tâche spécifique. Après ces 25 minutes, prenez une pause de 5 minutes, et on recommence! Après 4 périodes de travail, octroyez-vous une plus longue pause de 10 à 15 minutes (après tout, vous le méritez!).
Cette technique permet entre autres de réduire le nombre de distractions tout en fixant divers petits objectifs pour votre équipe. De plus, la courte période de temps provoque un sentiment d’urgence et aide les membres de votre équipe à se dépasser. Également, les courtes périodes de travail permettent aux employés de conserver leur accent au maximum sur la tâche qu’ils effectuent.
Une autre façon d’améliorer la productivité personnelle est d’utiliser un système d’organisation des tâches. Ces systèmes sont bien pratiques afin de centraliser toute les tâches et l’information disponible sur votre équipe.
Bien que toutes ces techniques améliorent la productivité de votre équipe, il est important de ne pas brusquer votre équipe en les implantant du jour au lendemain.
Allez-y tranquillement et récompensez les efforts de vos employés lorsque ceux-ci se dépassent. Après tout, bien que la productivité soit essentielle à l’entreprise, il ne faut pas oublier que chacun de vos collègues est humain et que parfois, une bonne relation entre employés est bien plus essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise qu’une technique améliorant la productivité.
Et vous? Quels sont vos trucs afin de soutirer le meilleur de vos employés? Faites-nous-en part en commentaires et n’oubliez pas que les meilleures récompenses pour employés, ça se trouve sur Outgo!
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